MOM (Minute Of Meeting)
Cara
Membuat Minutes of Meeting (MoM).
Rapat dalam pekerjaan dapat dilakukan secara formal atau informal, tergantung
pada perusahaan dan keadaannya. Berikut ini beberapa panduan untuk menulis
risalah rapat atau minutes of meeting (MoM) yang profesional.
Langkah-langkah
Mencatat MoM :
- Pelajari agenda rapat, risalah
rapat yang lalu (yang berhubungan), dan dokumen-dokumen lain yang akan
didiskusikan. Jika perlu, gunakan perekam untuk memastikan keakurasian
catatan anda.
- Duduklah di samping pemimpin rapat agar anda dapat
dengan mudah memperoleh penjelasan atau bantuan saat rapat berlangsung.
- Tuliskan "Risalah Rapat dari XXX (nama perusahaan
atau rapat yang jelas).
- Tuliskan dengan jelas tanggal,
waktu, dan tempat diadakannya rapat.
- Edarkan selembar kertas berisi
tanda hadir ke semua peserta. (Lembaran ini juga dapat membantu untuk
mengetahui nama-nama peserta rapat yang memberikan masukan pada waktu
rapat.)
- Anda juga perlu mencatat
nama-nama peserta rapat yang datang terlambat atau lebih awal. Anda
mungkin perlu memberikan masukan singkat pada mereka jika ada yang mereka
lewatkan.
- Tuliskan point-point rapat
sesuai dengan urutan point-point tersebut dibicarakan. Jika item 8 pada
agenda dibicarakan sebelum item 2, catatlah item 8 terlebih dahulu.
- Catatlah masukan yang dimuat
dan nama-nama orang yang mencetuskannya.
- Catatlah apakah sebuah masukan diterima atau ditolak, dan bagaimana prosesnya dilakukan (apakah dengan voting, atau cara lain?). Juga perlu dimasukkan dalam catatan jika masukan itu diterima secara bulat. Untuk rapat yang tidak terlalu besar, catatlah nama-nama peserta yang menyetuji, tidak menyetujui dan abstain.
- Pusatkan perhatikan anda pada tindakan yang akan dilakukan oleh para pserta rapat. Hindari untuk menulis secara detail semua hal yang didiskusikan.
testt
ReplyDelete